Modernizando la gestión con TrakCare

Javiera Díaz, Encargada de la Unidad SIDRA:

“La ficha electrónica agiliza significativamente la visualización de la información del paciente”

Hace 10 años ingresó Javiera Díaz al INCA. Fue con su llegada que se creó la Unidad SIDRA, donde ella es la Encargada del sistema de ficha clínica electrónica TrakCare. Tras una década en que el principal objetivo fue implementar esta herramienta, en abril se dio término con la incorporación de SPC, marcando un hito importante. Ahora su foco está en la integración con el nuevo sistema de farmacia y en la transición completa hacia la digitalización del registro clínico.

¿Cuáles son las ventajas claves de trabajar con esta ficha electrónica en comparación con el método manual, especialmente en el contexto de la atención y la gestión de los pacientes?

Una de las grandes ventajas de usar un HIS dentro de un hospital es la accesibilidad. Con una conexión a Internet, se puede acceder a la ficha del paciente desde cualquier lugar, eliminando la necesidad de ir físicamente a los archivos y solicitar la ficha, lo que ahorra mucho tiempo.

Esto agiliza significativamente la visualización de la información del paciente. Por ejemplo, si un médico está en Urgencia y necesita revisar el historial de atenciones o el estado del paciente, puede hacerlo directamente desde su perfil de Urgencia sin esperar a que le traigan la ficha física. En situaciones donde el paciente se hospitaliza después de estar en Urgencia, acceder a la ficha electrónica es mucho más inmediato y eficiente.

Además, todos los médicos tienen perfiles que les permiten acceder a la información del paciente, incluyendo su historial de medicamentos y registros de ingresos, todo vinculado digitalmente a su perfil. Esto elimina la necesidad de revisar fichas en papel.

Otro beneficio es la legibilidad. Muchas veces, la letra de los médicos no es fácil de leer, pero con la ficha electrónica, la información se presenta en un formato digital claro y legible, similar a un documento de Word, lo que facilita su lectura y comprensión.

¿Cómo esta transición afecta en términos de eficiencia y precisión en los procesos administrativos y médicos?

Aunque estamos en un proceso de transición hacia el uso completo de fichas electrónicas, todavía seguimos despachando las fichas de papel en ciertos casos. Por ejemplo, en el policlínico, las fichas se preparan un día antes y se envían la tarde anterior. Tenemos personal de archivo que maneja las fichas tanto para consultas ambulatorias como para pacientes hospitalizados. Sin embargo, nuestro objetivo es dejar de enviar fichas de papel en unos meses.

No obstante, las fichas de papel no se desecharán, ya que deben ser resguardadas por 15 años. Si un médico necesita consultar un historial de hace 15 años, estarán disponibles. Pero nuestra meta a largo plazo es incrementar los registros en la ficha electrónica para reducir la necesidad de fichas de papel.

Aunque actualmente los médicos aún utilizan las fichas de papel, estamos trabajando para que todos los registros se realicen en TrakCare y que el historial completo del paciente se consulte a través del sistema. Con el tiempo, el equipo clínico se enfocará en los registros más recientes, como el último año de evolución del paciente, que estará centralizado en el sistema. Esto permitirá una mayor eficiencia y precisión, ya que toda la información estará disponible de forma inmediata y consolidada. Esta transición mejorará la eficiencia en la atención al paciente y reducirá la carga administrativa de gestionar fichas físicas.

Por ejemplo, si un médico está en Urgencia y necesita revisar el historial de atenciones o el estado del paciente, puede hacerlo directamente desde su perfil de Urgencia sin esperar a que le traigan la ficha física.

¿Cuáles son los desafíos más comunes al adoptar el sistema electrónico?

Al principio, la adopción del sistema electrónico fue compleja. Cuando ingresé hace 10 años, solo existía un sistema para revisar y agendar pacientes, sin un registro clínico integrado. Y todos los procesos eran esencialmente administrativos.

El primer módulo que implementamos fue el Ambulatorio, con los médicos de staff. Inicialmente, los médicos se mostraron reacios porque pensaban que les tomaría más tiempo atender a los pacientes usando el sistema. La crítica principal era que iban a estar más enfocados en registrar datos que en atender a los pacientes.

Las primeras semanas fueron una marcha blanca porque una sola capacitación no era suficiente. Acompañamos a los médicos por más de dos meses, resolviendo dudas directamente en su lugar de trabajo. Con el tiempo, los médicos se familiarizaron con el sistema y muchos llegaron a la conclusión de que les tomaba menos tiempo que el método en papel.

Inicialmente hubo resistencia, quejas y dificultades, pero con el tiempo, los médicos comenzaron a ver las ventajas. Registrar en el sistema se volvió más rápido que hacerlo en papel, donde cada hoja requería escribir el nombre del paciente y otros detalles manualmente.

Fue un proceso de una década, y los últimos módulos, como SPC y anestesia, que seguían usando papel, fueron adoptados con mayor facilidad porque ya se veían las ventajas en otras áreas del hospital y tenían una mejor disposición a utilizar el sistema.

Aunque las transiciones siempre implican dificultades, a lo largo de los años, todos comenzaron a apreciar los beneficios del sistema enfocados en mejorar la atención al paciente.

¿En qué estado se encuentran hoy sistema de fichas clínicas electrónicas?

La gran mayoría usa el sistema, aunque algunos profesionales pueden ser más resistentes. No obstante, hay flujos de trabajo más complicados donde a veces es más fácil recurrir al papel. Por eso, estamos en constante revisión para asegurar que todo se haga electrónicamente.

Entendemos que el registro no siempre es oportuno porque la prioridad es atender al paciente. A menudo, se realiza una transcripción posterior. Necesitamos mejorar esto, fomentando el uso completo del sistema para todas las tareas. Recién terminamos con SPC hace un mes, por lo que estamos en una fase de ajuste. Siempre seguimos los registros por un par de meses antes de pasar al siguiente módulo.

Es importante no imponer cambios abruptamente. Se necesita siempre hacer un levantamiento, reunirnos con los servicios y ver qué partes del sistema requieren ajustes. Luego, proporcionar capacitaciones adicionales para asegurar un buen funcionamiento.

Sin embargo, hoy en día, la información principal de la historia clínica del paciente ya sea en ambulatorio, urgencias o hospitalización, está en el sistema. Esto facilita la realización de estudios, pues en el Instituto, que se dedica a la investigación, podemos extraer datos en línea, lo que es una gran ventaja.

¿Cómo esperan seguir avanzando?

La idea es que, al ser un sistema completamente basado en fichas electrónicas, ya no sea necesario enviar fichas de papel. Esto debería ser solo bajo pedido. Por ejemplo, hay pacientes que se han atendido desde pequeños y ahora son adultos, y en esos casos, si el médico necesita ver la ficha antigua, deberá solicitarla.

Queremos fomentar que todo el personal registre la información en el sistema para que ya no se necesiten las fichas de papel. Actualmente, se imprime solo lo esencial y ya no se alimentan las fichas en papel. En algún momento, debemos dejar de ser un soporte mixto, que es como se le llama durante la acreditación, y convertirnos en un soporte completamente electrónico con la ficha electrónica.

La implementación en SPC fue bastante compleja, especialmente debido al alto nivel de registros. Se registran signos vitales cada una o dos horas, lo que genera un volumen de registro muy alto.

¿Algún otro proyecto en evaluación?

Queremos evaluar la implementación de la firma electrónica o firma digital. Actualmente, lo que hacemos es imprimir documentos para que el médico los firme manualmente. Es un proyecto que tiene sus costos, también hay una iniciativa de firma electrónica por parte del Servicio de Salud, por eso debemos evaluar las opciones y la viabilidad. Otro enfoque en el que estamos trabajando es la integración con el nuevo sistema de farmacia, lo cual también es crucial para mejorar la eficiencia y precisión del sistema.

¿En qué consiste esta integración?

Nos permitirá conectar la receta médica directamente con el sistema de farmacia del INCA. Actualmente, muchas recetas se hacen en papel, y nuestro objetivo es fomentar el uso exclusivo de la receta electrónica, lo cual implica capacitar a los médicos en la nueva plataforma.

Este proyecto incluye la modernización de la farmacia del INCA, que viene asociado también con la reposición del “carrusel de medicamentos”. Hemos comenzado reuniones y trabajos preliminares con el equipo de farmacia para coordinar esta integración a nivel de red. Es importante destacar que esta integración no es común en otros hospitales; mientras algunos tienen integración parcial, nosotros buscamos una integración completa y directa entre la ficha electrónica y el sistema de farmacia.

Es harto trabajo, sobre todo en SPC, porque son indicaciones más complejas en las recetas. Esperamos que este año podamos tener la salida en vivo de esa integración. Ahí trabajamos con el Departamento de Informática, que maneja el sistema de farmacia, y en TrackCare con InterSystems. Los tiempos pueden ser más prolongados debido a la gestión a través del Servicio de Salud, lo cual implica coordinaciones y gestiones adicionales, ya que se programa la implementación del HIS en todos los hospitales de la Red Oriente.

A largo plazo, esta integración beneficiará significativamente a los pacientes. Con el sistema integrado, tanto médicos como enfermeras podrán acceder a la historia clínica completa del paciente desde diferentes hospitales que utilicen TrackCare. Esto elimina la necesidad de cambiar entre plataformas y permite una visión más directa y completa del historial clínico del paciente, independientemente del hospital donde haya recibido atención anteriormente.

Al subir más hospitales al sistema TrackCare, todos los pacientes se beneficiarán al tener acceso integrado a su historial clínico, lo cual representa una mejora considerable en la atención y seguimiento médico.

¿Qué próximos retos ven en su etapa actual?

Nuestro reto principal después de la implementación es dejar de utilizar fichas en papel por completo, lo que no es un tema menor. Implica revisar todos los módulos que implementamos desde hace diez años, volver a reunirnos con las jefaturas y ver qué falta reforzar, porque aún hay registros que permanecen en papel. Implica una revisión y ponernos de acuerdo con cada servicio, probablemente capacitarlos más y reforzar los flujos, para que podamos lograr prontamente dejar de utilizar la ficha en papel.

En paralelo, como comentaba, estamos trabajando en la integración con el sistema de farmacia, lo cual implica establecer un flujo estándar junto al servicio y coordinarnos con otros hospitales. Este proceso es bastante laborioso, como lo fue también la implementación inicial, ya que cada cambio debe ser validado por la red de hospitales.

Además, siempre estamos trabajando en mejoras continuas dentro del sistema. Siempre surgen solicitudes de cambios y actualizaciones que requieren nuestra atención. A largo plazo, es fundamental mantenernos actualizados. Actualmente estamos en la versión 2017 del sistema, pero con el próximo contrato del servicio tendremos que actualizar a versiones más recientes.

Las actualizaciones de versiones implican cambios en la interfaz del sistema, lo que a su vez requiere capacitación para el personal. Aunque hemos completado la implementación, el trabajo de adaptación y mejora continua dentro del sistema es permanente.

Equipo SIDRA.

La evolución de la Ficha Clínica

La evolución de la Ficha Clínica

La Ficha Clínica Un pilar en la atención médica La ficha clínica es un componente esencial en el sistema de salud, no solo por sus usos clínicos, sino también por su relevancia legal y administrativa. En el Instituto de Neurocirugía, esta ha evolucionado para...

Palabras del Editor

Palabras del Editor

Conmemoración 70 años INSTITUTO DE NEUROCIRUGIA DR. ALFONSO ASENJO  Para conmemorar los 70 años del Instituto de Neurocirugía (07 de noviembre 1940) hacemos un pequeño repaso a la historia de nuestro Centro Asistencial – Edificio Histórico. Nadie se iba a...

Artículo anteriorPalabras del Editor
Artículo siguienteLa evolución de la Ficha Clínica

Temas Relacionados