La evolución de la Ficha Clínica

La Ficha Clínica

Un pilar en la atención médica

La ficha clínica es un componente esencial en el sistema de salud, no solo por sus usos clínicos, sino también por su relevancia legal y administrativa. En el Instituto de Neurocirugía, esta ha evolucionado para satisfacer las necesidades de un entorno médico en constante cambio, asegurando una gestión eficiente y segura de la información del paciente. Andrés Miranda, Jefe de la Unidad de Archivo del INCA, nos cuenta más sobre este importante recurso.

Desde su implementación, la ficha clínica en el INCA ha experimentado diversas transformaciones. “El registro de la ficha clínica ha ido evolucionando en el sentido de que, si bien el formato específico que se ha gestionado es el de papel, también existe una especie de transición hacia la información disponible en forma electrónica en el sistema informático TrakCare”, explica Andrés Miranda. Esta dualidad entre lo físico y lo digital refleja una adaptación necesaria en un mundo cada vez más tecnológico, sin dejar de lado la importancia del registro físico, que ha sido tradicionalmente el estándar en muchos centros de salud.

La ficha clínica del INCA no solo cumple con las normativas legales de mantener los registros durante 15 años a partir de la última atención del paciente, sino que también conserva fichas que datan de la década de 1960 e incluso antes. Estas son cruciales para consultas eventuales y proporcionan un historial médico completo, invaluable para la atención continua del paciente. “El Instituto presta un servicio excelente al tener información de pacientes cuyas fichas, por ejemplo, podrían ya haber cumplido de acuerdo a la norma legal el plazo para su eliminación, pero aún están disponibles, lo que es muy bueno para la gestión médico-asistencial”, añade el profesional, Ingeniero en Administración Pública y Magíster en Gerencia y Políticas Públicas, quien se integró al hospital en el año 2022.

La transición hacia lo digital y sus desafíos

El avance hacia la digitalización de las fichas clínicas ha traído consigo múltiples beneficios, entre ellos la rapidez y eficiencia en el acceso a la información. Sin embargo, también presenta desafíos significativos. “El uso de la tecnología añade un valor extra al permitir el acceso instantáneo a la documentación, eliminando la necesidad de trasladar físicamente los documentos de un lugar a otro”, comenta Andrés Miranda. “No obstante, la implementación de sistemas digitales también conlleva riesgos, como la vulnerabilidad a ciberataques, lo que pone en peligro la información. Por ello, en el INCA deben considerarse medidas estrictas para asegurar que el acceso a los archivos clínicos sea seguro, garantizando así la protección de la información”, agrega.

El archivo físico sigue siendo un componente crucial en el manejo de la información médica en el INCA. “Nosotros contamos con una gran cantidad de volúmenes de fichas en el Instituto, además de una cantidad importante de fichas clínicas en formato papel que están en un archivo externo, a cargo del servicio de almacenamiento que las resguarda en sus dependencias en condiciones de seguridad y calidad que impiden su extravío o su maltrato en condiciones climatológicas inadecuadas”, detalla Andrés Miranda. Esta dualidad tecnológica y física asegura que, en caso de fallos tecnológicos, siempre haya un respaldo físico de la información clínica del paciente, subrayando la importancia de mantener ambos formatos de manera paralela.

La importancia de la ficha clínica en la gestión del INCA

La gestión de las fichas clínicas en el INCA va mucho más allá de su simple almacenamiento. Estas fichas son esenciales para la investigación, la docencia y la estadística. “Nuestra principal función, como Unidad de Archivo, es el resguardo de las fichas clínicas, desarchivarlas, archivarlas y derivarlas a las unidades clínicas que las requieren para la gestión médico-asistencial, la investigación, la docencia y la estadística”, explica el profesional.

Este meticuloso trabajo asegura que la información del paciente esté siempre disponible y actualizada, lo cual es fundamental para proporcionar una atención médica de la más alta calidad. La capacidad de acceder rápidamente a un historial médico completo y preciso no solo mejora la eficiencia en la toma de decisiones clínicas, sino que también facilita una mejor continuidad en la atención del paciente, beneficiando así a todo el sistema de salud.

“Es crucial respaldar la información tanto en el ámbito tecnológico como en el físico. Aunque la tecnología es fundamental y facilita muchos procesos, siempre existe la posibilidad de fallos o brechas de seguridad. Contar con un respaldo físico, que ha demostrado su fiabilidad durante décadas, se convierte en una opción valiosa y segura. Este enfoque dual asegura que, si uno falla, el otro está disponible para cubrir cualquier eventualidad. De este modo, se garantiza que la información del paciente se maneje de manera segura, eficiente y accesible en todo momento. Al integrar ambos tipos de respaldo, fortalecemos significativamente la calidad de la atención médica en el INCA, proporcionando una base sólida para un servicio de salud de excelencia”, concluye Andrés Miranda.

La capacidad de acceder rápidamente a un historial médico completo y preciso no solo mejora la eficiencia en la toma de decisiones clínicas, sino que también facilita una mejor continuidad en la atención del paciente, beneficiando así a todo el sistema de salud.

Temas Relacionados